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LEZIONE 4

LA GENESI DEL DOCUMENTO 

GENESI DEL DOCUMENTO PUBBLICO

Il documento pubblico può nascere in diverse strutture, ognuna delle quali caratterizzata da specifiche procedure.

1) La cancelleria
La cancelleria è l'ufficio di cui le autorità pubbliche si servono per l'emissione di documenti politici, amministrativi e governativi. Inoltre si caratterizza per essere autonoma nei suoi funzionamenti e nelle proprie procedure rispetto all'autorità potere pubblico. Pur emettendo documenti frutto della volontà della pubblica autorità, le carriere del personale la nomina dei suoi membri e le procedure messe in atto prescindono dall'avvicendarsi dei poteri stessi.
Il cancellarius, nome da cui deriva il termine stesso cancelleria, era inizialmente legato, nel mondo romano, alla pratica giudiziaria del potere pubblico. Il nome identificava l'incaricato dei cancelli che separavano il pubblico dai magistrati. Col passare del tempo il ruolo del cancellarius si arricchì di compiti e acquisì crescente importanza. Da custode divenne una persona a capo di dipendenti, i notarii, incaricati di scrivere tachigraficamente (per notas) le fasi del processo. Il cancellarius finisce poi alle dipendenze di uomini politici e, infine, dello stesso Imperatore.
Particolare è la carica di Arcicancelliere, titolo puramente onorifico riservato a persone in vista nell'entourage imperiale. Tale è il caso di Sigefrido, arcivescovo di Magonza, Arcicancelliere ai tempi di Enrico IV (Fotocopia 3). Le mansioni di capo della cancelleria erano svolte dal cancelliere, dal momento che, come abbiamo già visto, l'Arcicancelliere era una carica simbolica (Fotocopie 21A-B).
La cancelleria infine tende ad essere articolata in maniera proporzionale all'importanza dell'autorità alle cui dipendenze si trova, con la massima articolazione e divisione dei compiti esemplificata da quella pontificia.

2) La segreteria
A differenza della cancelleria la segreteria è un ufficio a stretta dipendenza dall'autorità pubblica. Il segretario viene scelto dal detentore del potere su base fiduciaria e incaricato dell' utilizzato per l'emissione di documenti personali e riservati che non potevano passare per le procedure cancelleresche. 
Nel caso dei documenti papali quelli di segreteria possono essere riconosciuti immediatamente  rispetto a quelli prodotti dalla Cancelleria dal momento che questi ultimi sono dotati di sigillo plumbeo mentre i primi di sigillo di cera il cui modello la cui matrice era l'anello del pontefice (ulteriore segno di vicinanza del segretario all'autorità).

3) Uffici
Documenti pubblici possono essere prodotti anche da uffici cui l'autorità pubblica ha delegato parte della propria giurisdizione o delle proprie funzioni.

 

Fasi della genesi del documento pubblico

IUSSIO. Fase cruciale della genesi del documento pubblico, la iussio è l'ordine che l'autorità dà alla propria cancelleria o segreteria di emettere un documento. La iusssio può avvenire secondo la volontà libera del sovrano o su sollecitazione di un suddito o di un gruppo. Questa fase, per quanto cruciale, non sempre compare nel documento. Non sempre nel documento si fa esplicita menzione della iussio. Nel documento di cui la fotocopia 21A-B un ricordo della iussio si ha alla riga 17 dove si dice "presente paginam fecit inde conscribi".

PETITIO. Può precedere la iussio. Si tratta della richiesta espressa all'autorità da parte di uno dei sudditi. Tipicamente è presente nei diplomi di concessione o conferma di un beneficio.
Nell'antica Roma era necessario che chi volesse esprimere una richiesta all'Imperatore lo facesse per iscritto. La richiesta era vagliata dallo Scrinium libellorum che dal libellus di richiesta presentato traeva una proposta (periculum) da sottoporre all'Imperatore. Se questi approvava veniva stilata una minuta (forma) ricopiata in calce al documento originale, aperta accompagnata dalla formula Rescripsi et recognovi da cui deriva il termine rescritto usato per identificare questa tipologia documentaria. Si sono conservati per tradizione diretta solo tre frammenti di rescritto.
Nel medioevo la petitio appare effettivamente in molti documenti (Fotocopia 3 “...nec non ob petitione...” e 21 “… et peticione Leonardi venerabilis abbatis de Sancto Georgio...”). In questo periodo la petitio poteva essere formulata anche oralmente. Caso a parte parrebbe quindi la Cancelleria pontificia dove, dopo che inizialmente il petizionario era tenuto a presentarsi personalmente, vigeva l'obbligo di petizione scritta, in questo contesto nota come supplica. L'obbligo di mettere per iscritto la petitio dopo il XII secolo è alla base dello sviluppo di figure dedicate a questa attività. I petitionarii erano incaricati di scrivere la supplica secondo lo stile in vigore nella Curia, mentre i referendarii dovevano accogliere la richiesta e sottoporla al pontefice. Per abbreviare i procedimenti ed evitare le tasse sulla produzione  per l'emissione del documento (a carico del destinatario) si ricorreva alla supplica sola segnatura (Fotocopia 22), caratterizzata dalla presenza di due righe di testo in cui si chiede espressamente che a riguardo della richiesta non vengano emesse litterae apostolica  e che la supplica valga come documento con la sola sottoscrizione del pontefice, id una sola riga di approvazione in calce alla supplica validata dalla data e dal doppio fiat ut petitur autografo del pontefice, seguito dal suo nome. In casi normali la risposta classica alla supplica è  la lettera apostolica (documento in forma di lettera).

INTERCESSIO. Fase legata alla petitio e, come essa, opzionale. Persone vicine all'autorità e al richiedente intercedono per favorire il successo della petitio. (Cfr. 21 “...hortatu amici nostri Sebastiani...”).

INTERVENTIO. Da non confondere con l'intercessio. Meo documenti pubblici troviamo come intervenientes personaggi che avrebbero potuto ricevere danno dal documento e, con il loro intevento appunto, dimostrano l'approvazione all'atto giuridico in questione. Nella fase rappresentata dal diploma di Federico I Barbarossa per l'abate di san Giorgio (fotocopia 21) gli intervenientes, menzionati come testimoni, sono persone dell'entourage imperiale la cui presenza nel documento funge da conferma e legittimazione dell'atto giuridico.
PANI: più che da conferma e legittimazione dell'atto giuridico, da esaltazione e legittimazione del potere da cui l'atto giuridico emana. il documento pubblico non ha bisogno di testimoni. 

REDAZIONE DEL DOCUMENTO
DICTATOR. Concepiva ed ideava il testo del documento. Doveva conoscere le prassi giuridiche e di cancelleria.
GROSSATOR. Scrive materialmente il documento.
In alcune epoche queste figure possono essere ritrovate riassunte in un'unica persona.
MINUTA. Si tratta della brutta copia. La minuta è un momento importante nella scrittura del documento privato ma non si può dire lo stesso per quello pubblico. Alcuni documenti pubblici sono scritti evidentemente direttamente in bella copia come dimostrano la presenza di aggiunte in interlinea, correzioni e rasure cronologicamente contestuali alla stesura del documento.
Presso i Franchi e i Caroligini era uso prendere appunti lungo il margine della pergamena che veniva poi rifilata una volta ultimata la bella copia.
Con il basso medioevo la pratica della minutazione è più seguita anche in conseguenza dell'articolarsi delle cancelleria. Non è necessario, tuttavia, conservare la minuta stessa, pratica obbligatoria per il documento privato dal XII secolo in poi.

ROBORATIO. Apposizione di tutti i mezzi di convalida: sottoscrizione del cancelliere (recognovi, riconoscimento di conformità del documento alla volontà dell'autorità), sottoscrizione dell'autorità emittente e apposizione del sigillo. Quest'ultimo è il mezzo di convalida più importante. All'apposizione del sigillo erano designati, nelle cancellerie più sviluppate, i sigillatores o i plumbatores (figura tipicamente pontificia), in genere analfabeti perché non potessero usare il sigillo per documenti falsi.
PANI: Nel diploma di cui alla fotocopia 21 il ricordo della roboratio è sempre alla riga 17 dove si dice: "presentem pagina fecimus... maiestatis sigilli nostri roborari". 

REGISTRAZIONE. Fase non necessaria ma praticata. (vedi “I registri”)

TAXATIO. Calcolo della tassa per l'emissione del documento, gravante sul destinatario a meno che non ci fosse richiesta diretta da parte dell'interessato o il documentofosse emesso spontaneamente dall'autorità.

EXPEDITIO. Consegna materiale del documento al destinatario tramite corriere o ufficiali di cancelleria.

 

GENESI DEL DOCUMENTO PRIVATO

Le varie fasi di produzione del documento privato hanno avuto peso variabile nel corso del tempo a seconda del valore del documento stesso in relazione a quello pubblico.        

ROGATIO. Le parti si recano dallo scrittore di documenti privati portando, a seconda dei casi, il materiale scrittorio e i testimoni.
Di questa fase troviamo traccia nei documenti al momento della sottoscrizione con la formula “rogatus scripsi” (Fotocopie 17, 18 e 19)

La figura dello scrittore.
Il suo nome cambia nel corso del tempo ma, a partire dal XII secolo, il notarius assume le caratteristiche che siamo soliti attribuirgli.
PANI: le caratteristiche e le funzioni!
Nell'antica Roma lo scrittore di documenti privati si chiamava tabellio, dal momento che il notarius era l'impiegato del tribunale che prendeva appunti per mezzo di notae, in maniera stenografica. Il tabellio deve il suo nome alle tavolette di cera che utilizzava per il proprio lavoro. Il suo ruolo venne definendosi nel corso del II-III secolo d.C. quando si diffonde l'uso del contratto scritto tra privati.

MINUTA. Fase estremamente importante della stesura del documento privato, molto più documentata rispetto alla controparte genesi del documento pubblico.
In area bolognese e romana era diffusa la pratica delle notizie dorsali, appunti presi sul dorso della pergamena riguardanti i dati essenziali del negozio giuridico. Possiamo supporre che tra le notizie dorsali e la stesura definitiva esistesse una stesura intermedia, la minuta appunto, scritta su fogli destinati a essere scartati.

Quando il notariato assume pubblica fides le minute confluiranno nei protocolli, raccolte di tipologie contrattuali. 
PANI: i protocolli sono documenti in forma di libro su cui i notai scrivono le loro minute. A seconda delle zone si chiamano anche imbreviature, cartolari...

Per precise disposizioni legislative i notai saranno obbligati alla stesura e alla conservazione delle minute dei loro contratti da cui in un momento successivo il notaio stesso o un suo sostituto avrebbe potuto nuovamente stilare redigere il documento ufficiale  in mundum, in bella copia. 

PANI: i notai a partire da un certo momento saranno tenuti alla stesura e alla conservazione delle minute; alla morte del notaio la pubblica autorità affiderà le minute al suo successore nella professione o a un altro notaio; le parti potranno non chiedere il mundum perché si sentiranno tutelate dalla presenza della minuta nei protocolli del notaio; il mundum potrà essere tratto dalle imbreviature in qualsiasi momento, anche da un notaio diverso.